Un plan de gestion de données | PGD (ou Data Management Plan | DMP) est un livrable (document formel) qui détaille la façon dont vous obtenez, documentez, analysez et utilisez vos données à la fois au cours de votre recherche et une fois le projet terminé. Il décrit les méthodes et les processus de création, de fourniture, de maintenance, de conservation et de protection des données.
Il sert à :
En résumé
- Le DMP spécifie quelles données sont collectées ou générées, comment celles-ci sont gérées, partagées et préservées
pendant et après le projet.
- C’est LA bonne pratique pour tout projet de recherche générant des données.
- Il est exigé par les organismes de financement et les institutions.
- Il s’agit du seul livrable concret pour la gestion des DR.
Décrivez brièvement les données que vous allez recueillir, étudier ou générer. Veuillez également mentionner toutes les données existantes qui seront (ré)utilisées. Les descriptions devraient inclure le type, format et contenu de chaque set de données. De plus, veuillez fournir une estimation du volume de l’ensemble des données générées.
Expliquez comment les données seront recueillies, étudiées ou générées. Décrivez la manière dont vous prévoyez contrôler et documenter la cohérence et la qualité des données recueillies : processus de calibrage, mesures répétées, standards d'enregistrement des données, utilisation de vocabulaires contrôlés ou terminologies standardisées, validation de la saisie de données, données évaluées par les pairs, etc. Expliquez comment les données seront gérées au cours du projet, en mentionnant par exemple les conventions de nomenclature, le contrôle des différentes versions et l’arborescence des dossiers.
Veuillez décrire tous les types de documentation que vous allez fournir pour aider les futurs utilisateurs à comprendre et à réutiliser vos données. Les métadonnées devraient au moins contenir des éléments essentiels permettant à d’autres utilisateurs (ordinateur ou humain) de trouver les données. Cela comprend un nom et un identifiant permanent pour chaque fichier, le nom de la personne qui a collecté les données ou y a contribué, la date de collecte et les conditions pour accéder aux données. La documentation peut par ailleurs inclure des détails relevant de la méthodologie utilisée, des informations sur le traitement effectué et sur les étapes analytiques, des définitions de variables, des références aux vocabulaires utilisés, ainsi que des unités de mesure. Veuillez expliquer de quelle manière vous allez préparer et partager ces informations.
Dans les projets de recherche, les questions éthiques exigent une adaptation des pratiques quant à la gestion des données ; cela concerne par exemple la manière de les stocker, les personnes qui peuvent y accéder/les réutiliser et la durée de leur conservation. Pour gérer les questions éthiques, plusieurs méthodes existent : anonymisation des données, approbation de commissions d’éthique, accords de consentement officiels. Le cas échéant, vous êtes tenus de préciser que votre projet a identifié toutes les questions éthiques et mentionner les mesures mises en place pour la gestion des données.
Si vous travaillez avec des données personnelles ou d’autres données sensibles, vous devez mentionner les mesures de sécurité visant à protéger les données. Dressez une liste des normes officielles que votre étude adoptera [exemple : la certification ISO 27001 en matière de gestion de la sécurité de l’information]. Décrivez les procédures ou dispositifs principaux mis en place pour le stockage et le traitement des données personnelles ou autres données sensibles.
Définissez les propriétaires des droits d'auteur et des droits de propriété intellectuelle (DPI) pour toutes les données qui seront collectées et générées, ainsi que la (les) licence(s).
Mentionnez quels sont les besoins en matière de stockage de données et l’endroit où elles seront enregistrées. Si vous demandez l’aide de services externes, il est important que cela n’entre pas en conflit avec les règlementations de chaque partie impliquée dans le projet, en particulier en ce qui concerne la question des données sensibles. Précisez vos procédures de sauvegarde (fréquence des mises à jour, responsabilités, procédures automatiques/manuelles, mesures de sécurité, etc.).
Précisez les données qui seront gardées, partagées, archivées ou supprimées après l’achèvement du projet, ainsi que la procédure adoptée pour la sélection de ces données (par ex. valeur à long terme, valeur potentielle pour une réutilisation, obligation de détruire certaines données, etc.). Définissez un plan de conservation à long terme de vos données, au-delà du projet de recherche. Justifiez vos choix concernant les formats de fichiers et l’application de standards communautaires.
Décrivez la manière dont les données seront rendues accessibles et dans quelle base de données elles seront disponibles. Veuillez également tenir compte des modalités permettant à d’autres utilisateurs d’indiquer et de valoriser la réutilisation de vos données.
Les données doivent être partagées dès que possible, au plus tard au moment de la publication des résultats scientifiques. Seules des clauses légales, éthiques, de copyright, de confidentialité (ou autres) peuvent imposer des restrictions. Vérifiez si un accord de confidentialité pourrait protéger de manière satisfaisante les données confidentielles.
Acquérir des données
Description
Formats
Volume
Comment les données seront-elles collectées ou créées
Logiciel
Organisation des données
Documentation
rendre disponibles, archiver et referencer correctement les codes sources des logiciels utilisés
Métadonnées
Stockage, sauvegarde, transfert et récupération sécurisés
Accès aux données, sécurité de l’information
Intégrité de la recherche
Protection des données personnelles
Droits d’auteur et droits de propriété intellectuelle
Données FAIR
F. Comment rendre les données trouvables
A. Comment rendre les données accessibles
I. Comment rendre les données interopérables avec d’autres systèmes informatiques
R. Comment garantir la réutilisation des données
Partage et restrictions d’accès
Qui sera responsable de la gestion des données ?
L'objectif est d’attribuer dès le départ les rôles et implcations de chacun des acteurs du projet. Soit par poste, soit par tâche.
Coûts prévus
Ce module interactif est un cours introductif sur le Plan de gestion de données (PGD). Il explique tous les éléments essentiels à connaitre (modèles, outil de rédaction et interlocuteurs) pour entamer la rédaction de votre propre PGD.
Ressource créée et maintenue par DoRANum (Données de la recherche : apprentissage numérique), disponible en ligne : https://doranum.fr/plan-gestion-donnees-dmp/cours-introductif-sur-le-plan-de-gestion-de-donnees_10_13143_t3j4-vn03/